Teil VI: Bestatter sind Event-Manager. Nützliche Tools, die Ihnen im Bestatteralltag helfen.

Bestatter/Innen sind Event-Manager, so heißt es in der Branche oft. Wenn man das weiterspinnt, sind Bestattungsinstitute Event-Agenturen. Sie ziehen die Fäden im Hintergrund, damit alles so reibungslos und den Wünschen der Auftraggeber entsprechend läuft. Damit sich die Angehörigen voll und ganz auf den Abschied und ihre Trauerbewältigung konzentrieren dürfen.

Doch was kann man sich tatsächlich von Event-MangerInnen abgucken? Was sind ihre geheimen Tricks und Tools? Darum geht es in diesem Artikel unserer Digitalisierungsreihe.  Ziel des Artikels ist es, eine Wissenslücke zu füllen, Ihnen eine Hilfestellung zu geben um Ihnen letztendlich Zeit zu ersparen, die Sie für die wichtige Begleitung der Hinterbliebenen verwenden können.

Bestatter sind Allrounder

Auch in persönlichen Gesprächen mit BestatterInnen tauchen immer wieder Selbstbeschreibungen wie „Allrounder“, Multi-tasking-Talent“ etc. auf. Einige weisen auch auf die Analogie zum Wedding-Planner hin. So ist es ja auch bei den Trauer- und Hochzeitsrednern, den Musikern und Fotografen, den Floristen. Für sie ist es völlig normal beides zu bedienen. Warum auch nicht? So gehören doch beide Ereignisse zum Kreislauf des Lebens.

Doch was wäre ein Event-Manager ohne sein Smartphone? Was wäre eine Event-Agentur ohne entsprechende Programme, Apps und Tools, mit denen sie alle Mitarbeiteraktivitäten organisieren, kommunizieren und zusammenführen kann? Excel-Listen und SMS haben dort schon lange ausgedient. Benutzt werden moderne Kommunikationstools wie Slack, Toggl, Pinterest und viele mehr. Anders verhält es sich in Bestattungshäusern.

In einer Begleitung steht symbolisch die Versorgung des Verstorbenen und die Trauerbegleitung der Hinterbliebenen an erster Stelle. Die Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden und Hinterbliebenen, die interne Abstimmung mit Mitarbeitern. All das nimmt einen großen Teil der Arbeit eines Bestattungsinstituts ein. Warum also, sollten BestatterInnen sich nicht kleine Helferlein  holen?

Wie oft haben Sie als BestatterIn schon an Kollegen vorbei geschrieben? Vielleicht haben Sie als Beerdingungsinstitutsleitung schon mal darüber nachgedacht, wie Sie die kostbare Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter besser organisieren können? Bestimmt ist es auch schon vorgekommen, dass Sie Wünsche, wie eine Trauerfeier aussehen soll, nicht umsetzen konnten, weil sich die Kunden nicht klar ausgedrückt haben.

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Als das Thema des Artikel feststand, haben wir unser BestatterInnen nach ihren Kommunikationstools gefragt. Die Antwort überraschte mich nicht: „Whats App“ und „keine“. Also habe ich im Internet nach Apps, Tools, Programmen, Software, etc. für Bestatter* gesucht.

Und wieder keine Überraschung: unsere Webpage und andere in der Branche benutzte und bekannte Software für Bestattungsunternehmen.

Zum Vergleich habe ich nach Programmen und Tools für Friseure, Architekten und Eventmanager gesucht. Das Angebot war hier zwar nicht überdurchschnittlich aber doch so viel mehr, so dass man sagen kann, dass es im Internet kein Angebot – bis auf Software für Bestatter – gibt, das dem nahe kommt, was ein Event-Manager benutzen würde. Wir möchten nun diese Lücke füllen.

Team-Kommunikation

Slack – für die interne Team-Kommunikation

Wir nutzen Slack in unserem Unternehmen für die Kommunikation im Team. Emails schicken wir eigentlich nur noch nach „draußen“. In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ (Arbeitsgruppen) einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer daran teilnehmen darf, lässt sich festlegen. Darüber hinaus kann man direkt mit einzelnen Personen kommunizieren. Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren. Es gibt eine Suchfunktion, so dass Diskussionen oder Dateien einfach wiedergefunden werden können. Nicht zuletzt kann man etliche Dienste und andere Tools mit Slack verknüpfen.Was ursprünglich als Business Tool entwickelt und wurde, hat sich in der privaten Kommunikation einen Platz errungen. Genau anders herum ist es bei What’s App.

What’s App – für den privaten Bereich entwickelt, fürs Geschäft entdeckt

Wöchentlich häufen sich die Updates bei dem Messanger-Dienst. Ähnlich wie Slack lassen sich Chats (Arbeitsgruppen) einrichten, aber auch direkt mit Personen und Mitarbeitern kommunizieren. Hilfreich ist auch die Tonaufnahme-Funktion, wenn es mal schnell gehen soll oder es etwas mehr zu erzählen gibt. Da viele Personen What’s App hauptsächlich privat nutzen, kann es da natürlich zu Chaos, Überschneidungen oder Missverständnissen führen. Wenn man z.B. aus Versehen in die Gruppe „Omas Geburtstag“, statt in die „Mitarbeiter“-Gruppe schreibt, weil diese direkt untereinander stehen. What’s App gibt es übrigens auch als Version für den Desktop-Computer.

 

Büroorganisation

To-Doist – die digitale To-Do-Liste

Wir kennen, lieben und hassen sie: To-Do-Listen. Jeden Tag eine neue Liste am besten. Papierchaos garantiert. Eine digitale Lösung und eine super Alternative ist To-Doist, eine Webanwendung, die man sich auch als App fürs Handy oder iPad runterladen kann. In To-Doist kann man Projekte anlegen und einzelne To-Dos hinzufügen. Das Schöne daran ist, dass man einen Termin für die Aufgabe hinzufügen kann und man dann daran erinnert wird, bis man sie abgehakt oder auf einen anderen Termin verschoben hat. Außerdem kann man Kommentare hinzufügen und Aufgaben und Projekte mit Kollegen teilen. Wenn ich eine Aufgabe an eine Kollegin abtreten möchte, kann ich sie ihr einfach zuweisen und sie hat es automatisch in ihrer To-Do-Liste. Ganz nebenbei sammelt man noch mit jeder erledigten Aufgabe Karma-Punkte, was einen netten Ansporn darstellt.

Toggl – Zeiterfassung

Ursprünglich angefangen haben wir damit um zu schauen, wie viel Zeit die Entwickler jeweils an der Programmierung der jeweiligen Features sitzen. Auch Toggl gibt es als Desktop-App, Webanwendung und mobile App. Auch hier kann man Projekte und Arbeitsbereiche festlegen (wie z.B. Kundenberatung, Bestellungen, Trauerfeier usw.). Die Mitarbeiter können dann mit einem Klick das Projekt bestimmen und beim Drücken auf Play läuft die Zeit, bis sie gestoppt oder auf ein anderes Projekt gewechselt wird. So lässt sich einfach die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen – auch wenn Sie oder ihre Mitarbeiter dienstlich unterwegs sind. So lässt sich überprüfen, für was zu viel und was zu wenig Zeit aufgewendet wird und Ungleichgewichte können besser erkannt werden.

09.12.1016 Nachtrag: Auf Empfehlung von Birgit Aurelia Janetzky möchten wir noch ein deutschsprachiges Pendant zur Zeiterfassung aufnehmen: https://www.logmytime.de/ Dies ist sogar günstiger und da es in der europäische Zahlungsart (€) verkauft wird, gibt es auch keine Probleme mit MwSt. Abrechnung.

Der kreative Teil: Moodboards und Trauerkarten erstellen.

Pinterest – digitale Pinnwände erstellen

Wer bereits Facebook nutzt, kann es sich einfach machen und Pinterest als eingebettete Anwendung direkt über Facebook nutzen. Man kann sich aber auch direkt bei Pinterest kostenlos registrieren. Hier kann man nach schönen Designs und Entwürfen für eine Trauerfeier-Deko oder Sargverschönerung suchen, eine eigene Pinnwand (z.B. pro Trauerfall) erstellen und diese auch mit anderen teilen. Sie können aber auch geheime Pinnwände erstellen, die nur von ihnen eingeladene Personen sehen können. Ihre Pinnwände (oder Moodboards) können Sie natürlich auch ausdrucken und Ihren Kunden zeigen um sicher zu gehen, ob das von ihnen vermittelte Bild mit Ihrem übereinstimmt.

Canva – Layoutgestaltung

Selbst absolut unkreative Personen können auf Canva sehr simpel ein paar Layouts oder Karten erstellen und Bilder bearbeiten. Wenn es z.B. mal eine etwas andere Einladungs- oder Trauerkarte sein soll, ein Flyer oder ein kreativer Facebook-Beitrag auf ihrer To-Do Liste (bei To-Doist) steht. Man kann sich kostenlos registrieren und den Dienst auch als Team nutzen. Canova hat eine Datenbank von kostenlosen und kostenpflichtigen Fotos in der Datenbank. Man kann aber auch eigene Bilder hochladen und dann z.B. Ihr Logo auf ein Bild von einem Sonnenuntergang machen. Anschließend können Sie das Format bestimmen (PDF, JPG etc.) und es herunterladen, um es dann zum Druck freizugeben oder direkt aus der Anwendung heraus bei Facebook, Twitter oder Pinterest teilen.

Nützliches: Rückblick und Ausblick

Bis auf Toggl sind alle Anwendungen kostenfrei. Jedes einzelne Tool hat sich für uns, als digitales Büro, schon bezahlt gemacht. Nicht nur wegen der Zeitersparnis, sonder z.B. auch, weil wir uns schon das eine oder andere Mal den Grafiker gespart haben.

Übrigens: in der Bestattersoftware Pacemo gibt es eine integrierte Kalenderfunktion und einen To-Do-Bereich auf die alle, mit bei ihnen im Account registrierten Mitarbeiter, zugreifen können. Unsere Entwickler arbeiten überdies noch an weiteren spannenden und passenden Features, so dass Sie irgendwann nicht mehr ganz viel Tools, sondern nur noch unsere Software brauchen, über die Sie auf alle wichtigen Dienste und Programme zugreifen können. Jederzeit, von überall.