Datenschutzerklärung – Pacemo Software

Stand: September 2026

Die Datenschutzerklärung für unsere Website finden Sie unter Datenschutz der Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Pacemo GmbH
Bei den Mühren 1
20457 Hamburg
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Aniko Rösch-Lehmann und Lars Martinsen

Telefon: +49 40 228 66 077
E-Mail: kontakt@pacemo.de

Für Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: datenschutz@pacemo.de

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Bei der Nutzung von Pacemo ist wichtig, in welcher Rolle wir welche Daten verarbeiten:

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten, die wir zur Begründung, Durchführung und Abrechnung des Vertragsverhältnisses mit dem jeweiligen Bestattungsinstitut benötigen (Account-, Vertrags- und Rechnungsdaten). Dafür gilt Abschnitt 3 dieser Erklärung.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die Daten, die Bestattungsinstitute im Rahmen ihrer Tätigkeit in der Software erfassen, insbesondere Daten zu Verstorbenen und deren Angehörigen. Hier ist das jeweilige Bestattungsinstitut der datenschutzrechtlich Verantwortliche, Pacemo verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Dafür gilt Abschnitt 4 dieser Erklärung. Fragen zu diesen Daten (z. B. Auskunfts- oder Löschanfragen von Angehörigen) richten sich daher an das jeweilige Bestattungsinstitut, nicht an Pacemo direkt.

Hinweis zu Verstorbenen: Die DSGVO gilt grundsätzlich nicht für personenbezogene Daten Verstorbener (Erwägungsgrund 27 DSGVO); ein postmortaler Persönlichkeitsschutz kann sich aber aus anderen Vorschriften ergeben. Daten von Angehörigen, gesetzlichen Vertretern oder anderen lebenden Personen, die in der Software erfasst werden, unterliegen dagegen vollumfänglich der DSGVO.

3. Datenverarbeitung als Verantwortlicher (Account- und Vertragsdaten)

3.1 Registrierung / Testphase

Bei der Registrierung für die kostenlose Testphase erheben wir:

• Name des Bestattungsinstituts
• Name und Vorname der vertretungsberechtigten Person
• E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme).

3.2 Kostenpflichtiges Abonnement

Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements erheben wir zusätzlich:

• Bankverbindung zur Durchführung des SEPA-Lastschriftverfahrens
• Rechnungsadresse

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Zahlungsabwicklung des SEPA-Lastschriftverfahrens erfolgt über den Zahlungsdienstleister GoCardless SAS, WeWork – Saint Lazare, 7 Rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich (USt-IdNr. FR65834422180; Mutterunternehmen: GoCardless Ltd, Sutton Yard, 65 Goswell Road, London EC1V 7EN, Vereinigtes Königreich). GoCardless verarbeitet dabei Ihre Bankverbindung sowie Rechnungsdaten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen: https://gocardless.com/de-de/legal/privacy/

3.3 Nutzungs- und technische Daten

Bei Nutzung der Software erfassen wir Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Funktionen, Zugriffszeiten) und technische Daten (z. B. IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen) zur Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, sicheren Betrieb der Software).

IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Gründe (z. B. Abwehr eines Angriffs) eine längere Speicherung erfordern. Serverprotokolle werden aus Sicherheitsgründen für maximal 7 Tage vorgehalten.

Die Software wird auf Servern von Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, gehostet (AWS-Region eu-central-1, Frankfurt am Main, Deutschland). Die Datenverarbeitung erfolgt damit innerhalb der Europäischen Union; eine Übermittlung in Drittländer findet im Regelbetrieb nicht statt. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

3.4 Support-Chat (Intercom)

Für den Support-Chat innerhalb der Software setzen wir Intercom ein (Intercom Inc., 55 2nd Street, 4th Floor, San Francisco, CA 94105, USA; für EU-Nutzer: Intercom R&D Unlimited Company, Dublin, Irland). Bei Nutzung des Chats werden Ihre Kontaktdaten sowie der Inhalt Ihrer Nachrichten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/Support im Rahmen des Nutzungsverhältnisses).

Da Intercom Inc. Daten auch in die USA übermittelt, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, das die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 als angemessenes Schutzniveau anerkannt hat. Intercom Inc. ist entsprechend zertifiziert (Status „Active“ für das EU-U.S. Data Privacy Framework, das Swiss-U.S. Data Privacy Framework sowie die UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework; geprüft unter dataprivacyframework.gov, Stand September 2026).

4. Datenverarbeitung als Auftragsverarbeiter (Kundendaten der Institute)

Soweit Bestattungsinstitute in der Software Daten zu Verstorbenen, Angehörigen oder weiteren Beteiligten erfassen (z. B. im Rahmen der Fallverwaltung, Traueranzeigen, Rechnungsstellung an Angehörige), verarbeitet Pacemo diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Bestattungsinstituts.

Grundlage hierfür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zwischen Pacemo und dem jeweiligen Institut, der insbesondere regelt:

• Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten
• Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter
• Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende
• Unterstützungspflichten bei Betroffenenanfragen

Für Betroffene (z. B. Angehörige): Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der Pacemo-Software haben (Auskunft, Berichtigung, Löschung), wenden Sie sich bitte direkt an das Bestattungsinstitut, mit dem Sie in Kontakt stehen. Dies ist Ihr datenschutzrechtlicher Ansprechpartner.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses mit dem jeweiligen Institut werden die im System aktiv eingetragenen Daten gelöscht. In Backups verbleiben die Daten aus technischen Gründen noch rund 5 Wochen und werden im Zuge der turnusmäßigen Backup-Rotation automatisch gelöscht.

4.1 Adressvervollständigung bei der Fallerfassung (Google Places API)

Zur Vervollständigung von Adressangaben bei der Erfassung eines Sterbefalls (z. B. Adresse der verstorbenen Person) nutzt die Software die Places-Bibliothek der Google Maps API von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterkonzern: Google LLC, USA), für die Adressvervollständigung (Autocomplete) und den Abruf von Ortsdetails (Place Details). Es wird keine Karte angezeigt; die Google Address Validation API wird nicht genutzt.

Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen der oben beschriebenen Auftragsverarbeitung für das jeweilige Bestattungsinstitut; Google ist entsprechend als Unterauftragsverarbeiter in Abschnitt 4.3 gelistet. Die Angaben zur internationalen Datenübermittlung in Abschnitt 6 gelten entsprechend. Näheres zur Datenverarbeitung durch Google: https://policies.google.com/privacy

4.2 Google-Kalender- und E-Mail-Integration

Institute können in der Software optional eine Verknüpfung mit einem Google-Konto aktivieren, um Termine und E-Mail-Versand im Zusammenhang mit einem Sterbefall zu erleichtern (z. B. Termine für Trauerfeiern, Korrespondenz mit Angehörigen). Da hierüber Falldaten des jeweiligen Instituts verarbeitet werden, erfolgt dies im Rahmen der oben beschriebenen Auftragsverarbeitung; Google ist entsprechend als Unterauftragsverarbeiter in Abschnitt 4.3 gelistet.

Google Kalender und Gmail: Die Verbindung eines Google-Kontos mit Pacemo ist optional. Wir verwenden die von Ihnen erteilten Berechtigungen, um die von Ihnen ausgewählte Integration bereitzustellen.

Google Kalender: Pacemo erstellt einen eigenen Google-Kalender und exportiert Pacemo-Termine dorthin, einschließlich ihrer Titel, Beschreibungen, Orte sowie Start- und Endzeiten. Pacemo aktualisiert oder löscht exportierte Termine, wenn entsprechende Änderungen in Pacemo vorgenommen werden. Pacemo liest die Kalenderinformationen und Kennungen, die zur Aufrechterhaltung dieser Verbindung erforderlich sind. Änderungen, die an Terminen in Google Kalender vorgenommen werden, werden nicht in Pacemo importiert.

Gmail: Pacemo verwendet Gmail, um Nachrichten zu versenden, die Sie in Pacemo veranlassen, einschließlich Empfängern, CC-/BCC-Adressen, Betreffzeilen, Nachrichteninhalten und Anhängen. Pacemo ermittelt die E-Mail-Adresse Ihres verbundenen Google-Kontos, liest jedoch Ihren Posteingang nicht und ruft keine vorhandenen Gmail-Nachrichten oder -Anhänge ab.

Gespeicherte Informationen: Pacemo speichert die E-Mail-Adresse Ihres verbundenen Google-Kontos, Autorisierungsdaten sowie die Kalender- und Termin-Kennungen, die für den Betrieb der Integration erforderlich sind. Die Autorisierungsdaten werden vor der Speicherung innerhalb der Anwendung verschlüsselt.

Trennen der Verbindung: Sie können eine Integration in Pacemo trennen oder ihren Zugriff über Ihr Google-Konto widerrufen. Wenn Sie die Verbindung zu Kalender trennen, wird die Synchronisierung beendet, der Google-Kalender und seine Termine bleiben jedoch erhalten. Beim erneuten Verbinden einer älteren Integration kann ein neuer Pacemo-Kalender erstellt werden, wobei der bisherige Kalender als nicht mehr synchronisierte Kopie bestehen bleibt. Wenn Sie die Verbindung zu Gmail trennen, werden bereits gesendete Nachrichten weder gelöscht noch zurückgerufen.

Pacemo versucht, seine Google-Autorisierung zu widerrufen, und löscht die betreffenden lokalen Verbindungsdaten. Einige Verbindungsinformationen können erhalten bleiben, sofern sie für eine erneute Verbindung oder für die Wiederholung einer nicht abgeschlossenen Bereinigung benötigt werden. Ein Widerruf des Zugriffs über Google wird erst erkannt, wenn Pacemo die Verbindung das nächste Mal verwendet; er löst nicht zwingend sofort eine lokale Bereinigung aus. Das Trennen der Verbindung führt für sich genommen nicht zur Löschung bestehender Geschäftsdatensätze oder von Sicherungskopien.

Historische Datensätze und Backups: Pacemo kann Ihre Informationen unter normalen Umständen 35 Tage lang aufbewahren, 90 Tage lang, wenn sie Teil von Incident-Logs sind, oder länger in manuellen Langzeit-Backups auf Cold Storage.

Weitergabe und Dienstleister: Pacemo sendet Termininformationen an Google Kalender und ausgehende Nachrichten über Gmail an die von Ihnen ausgewählten Empfänger. Hosting-, Backup- und Diagnose-Dienstleister können Informationen verarbeiten, die für den Betrieb und die Absicherung dieser Integrationen erforderlich sind. Übermittlungen von Google-Nutzerdaten unterliegen den Beschränkungen der Limited-Use-Verpflichtungen von Google. Pacemo verkauft Google-Nutzerdaten nicht und verwendet sie nicht für Werbezwecke.

Pacemo hält die Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen ein, wenn Informationen verwendet werden, die über Google-Workspace-APIs empfangen wurden, oder wenn diese Informationen an eine andere Anwendung übertragen werden.

Pacemo verwendet oder überträgt Daten aus Google-Workspace-APIs, einschließlich Rohdaten sowie daraus abgeleiteter, aggregierter oder anonymisierter Daten, nicht, um generalisierte oder nicht personalisierte Modelle der künstlichen Intelligenz oder des maschinellen Lernens zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern.

Zugriff durch Mitarbeitende: Menschlicher Zugriff auf die über Google-APIs erhaltenen Inhalte (z. B. Kalendereinträge, E-Mail-Inhalte) erfolgt ausschließlich (a) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, (b) soweit dies zur Untersuchung und Behebung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist, (c) zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, oder (d) in aggregierter, anonymisierter Form zu internen betrieblichen Zwecken. Ein routinemäßiger Einblick in Ihre Kalender- oder E-Mail-Inhalte durch Pacemo-Mitarbeitende findet nicht statt.

4.3 Unterauftragsverarbeiter

Für die Auftragsverarbeitung setzen wir folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter kann bei Bedarf über datenschutz@pacemo.de angefordert werden.

5. Speicherdauer

• IP-Adressen: Anonymisierung/Löschung spätestens nach 7 Tagen (siehe 3.3)
• Serverprotokolle: maximal 7 Tage
• Account- und Vertragsdaten: Löschung nach Vertragsbeendigung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
• Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten: 6 Jahre nach § 257 HGB
• Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten: 10 Jahre nach § 147 AO
• Für Kund:innen in Österreich: 7 Jahre nach § 132 BAO
• Daten der Auftragsverarbeitung (Abschnitt 4): Löschung der im System eingetragenen Daten nach Vertragsende mit dem Institut; in Backups verbleiben die Daten noch rund 5 Wochen und werden danach automatisch mitgelöscht
• Google-Kalender-/E-Mail-Integration (Abschnitt 4.2): Löschung der lokalen Verbindungsdaten bei Trennung der Verknüpfung, soweit sie nicht für eine erneute Verbindung oder eine noch nicht abgeschlossene Bereinigung benötigt werden; in der Regel bis zu 35 Tage, in Incident-Logs bis zu 90 Tage, in manuellen Langzeit-Backups länger

6. Internationale Datenübermittlung

Bei der Nutzung von Intercom, der Google-Adressvervollständigung sowie der optionalen Google-Kalender-/E-Mail-Integration können Daten in die USA übermittelt werden. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework vom 10. Juli 2023, soweit der jeweilige Anbieter zum Zeitpunkt der Übermittlung entsprechend zertifiziert ist (bestätigt für Intercom Inc., siehe Abschnitt 3.4, und für Google LLC, geprüft unter dataprivacyframework.gov, Stand September 2026), andernfalls auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Da unser Zahlungsdienstleister GoCardless mit dem Mutterunternehmen GoCardless Ltd im Vereinigten Königreich verbunden ist, kann auch dorthin eine Datenübermittlung stattfinden. Das Vereinigte Königreich gilt als sicheres Drittland, da die EU-Kommission mit Beschluss vom 19. Dezember 2025 die Angemessenheit des dortigen Datenschutzniveaus bis zum 27. Dezember 2031 verlängert hat. Zusätzliche Garantien wie Standardvertragsklauseln sind für diese Übermittlung daher nicht erforderlich.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere gegen Profiling (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@pacemo.de

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder unberechtigten Zugriffen zu schützen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Software, eingesetzter Dienstleister oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs bzw. Ihrer Nutzung aktuelle Fassung.